Istota najmu sprowadza się do tego, że właściciel oddaje do korzystania jeden z najbardziej wartościowych składników naszego majątku, przez co w okresie obowiązywania takiej umowy nie może nim swobodnie dysponować. Co istotne, właściciel mieszkania stoi na gorszej pozycji od najemcy, ponieważ ten ostatni korzysta z ochrony przewidzianej w ustawie o ochronie lokatorów. Jeżeli zatem ktoś nie ma wiedzy, ani doświadczenia to wynajem mieszkania może okazać się dla niego mało przyjemnym doświadczeniem. Żeby rozwiać wątpliwości jakie mogą się pojawić oraz uzbroić właścicieli mieszkań w wiedzę na temat najmu stworzyliśmy dla nich kompleksowy poradnik. Osoby zainteresowane zapraszamy do lektury.
Wybór najemcy
Najemca podlega ochronie przewidzianej ustawą z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (t.j. Dz. U. z 2022 r. poz. 172O). Pełny tekst tego aktu prawnego jest dostępny tutaj: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20010710733/U/D20010733Lj.pdf
Ustawa wprowadza generalną zasadę, że właściciel nie może swobodnie ukształtować umowy najmu, zaś nawet jeśli to zrobi to nie będzie to miało prawnego znaczenia. W miejsce postanowień umownych, które są mniej korzystne dla najemcy, wejdą bowiem przepisy ustawy. Ustawa o ochronie lokatorów chroni także najemców przed eksmisją. Jej przeprowadzenie może się często okazać niemożliwe bez zapewnienia przez gminę lokalu zastępczego. Dlatego też oprócz odpowiedniego ukształtowania postanowień umownych warto zwrócić uwagę na to kto będzie naszym najemcą.
Pomijając kwestie najbardziej niebezpieczne dla wynajmującego, które sprowadzają się do braku możliwości opróżnienia mieszkania, trzeba mieć na uwadze, że istnieją pewne grupy najemców, które uchodzą za potencjalnie problematyczne. Uważa są za nie chociażby rodziny z dziećmi, osoby ze zwierzętami, studentów oraz palaczy. Oddanie im naszego mieszkania może wiązać się z większym ryzykiem wyrządzenia szkody, z wiekszą możliwością rotacji, czy problemami z przeprowadzeniem eksmisji. Nie namawiamy oczywiście do do tego, aby kogokolwiek dyskryminować. Pragniemy natomiast zwrócić uwagę, że wynajmowanie mieszkań pewnym kategoriom lokatorów powinno skłaniać do przyłożenia nieco większej wagi do zastosowania zabezpieczeń przed szkodami w powierzanym im mieniu.
Wynajem mieszkań obcokrajowcom
Znaczną grupę najemców stanowią obcokrajowcy. Zjawisko to ostatnio uległo nasileniu wskutek wydarzeń jakie mają miejsce za wschodnią granicą. W ich przypadku ważne jest, żeby przygotować taką wersję umowy, która będzie dla nich zrozumiała. Sprawa jest prosta jeśli taka osoba zna język polski. Warto jest jednak nawet w takim przypadku zadbać o przygotowanie odpowiedniego oświadczenia. Zapobiegnie to sytuacji, w której najemca będzie się tłumaczył, że nie rozumiał tego co podpisuje. Ma to takie znaczenie, że w polskim systemie prawnym jeśli jakiś zapis w umówię jest sformułowany w sposób niejednoznaczny to decydujące jest to w jaki sposób strony rozumiały jego treść w dacie składania podpisu.
Jeśli obcokrajowiec nie zna języka polskiego konieczne będzie zredagowanie umowy w dwóch wersjach językowych. W naszym warszawskim biurze nieruchomości standardem jest sporządzanie umów najmu w języku angielskim.
Problematyczne może okazać się zawarcie z cudzoziemcem umowy najmu okazjonalnego. Najczęściej nie posiada on bowiem w Polsce nieruchomości, którą mógłby wskazać.
Wymóg ten nie dotyczy obywateli Ukrainy, którzy przybyli na terytorium Polski po 23 lutego 2022 r., ani osób posiadających Kartę Polaka.
Jak można zabezpieczyć się przed problematycznymi grupami najemców?
Istnieją pewne grupy najemców, które są uważane przez pośredników za potencjalnie problematyczne. Uważa się za nie rodziny z małymi dziećmi, osoby ze zwierzętami, studentów i palaczy. Tak jak już wspominaliśmy nie chodzi oto, żeby kogokolwiek dyskryminować. Ważne jest natomiast, żeby wprowadzić do umowy najmu takie klauzule, które skutecznie zabezpieczą interes wynajmującego.
Rodziny z małymi dziećmi są z jednej strony postrzegane jako solidni płatnicy. Z drugiej strony istnieje ryzyko, że ich pociechy mogą spowodować ponadstandardowe zniszczenia. Warto zatem przewidzieć nieco wyższą kaucję, niż w przypadku osób bezdzietnych. Z uwagi na ochronę przed eksmisją zasadne jest zawarcie z nimi umowy najmu okazjonalnego.
Także w przypadku osób ze zwierzętami, z uwagi na większe ryzyko wyrządzenia szkód, warto jest pokusić się o określenie wyższej kaucji na pokrycie ewentualnych zniszczeń jakie mogą być wyrządzone przez zwierzaka. W przeciwieństwie do rodzin z dziećmi nie ma natomiast aż tak dużej potrzeby zastosowania najmu okazjonalnego, ponieważ nie są oni grupą szczególnie chronioną przed eksmisją.
Studenci uważani są za mało stabilną grupę najemców. Wynajmowanie im mieszkań może więc wiązać się z częstszymi rotacjami oraz z częstymi naprawami. Także w ich przypadku warto pokusić się o wprowadzenie nieco wyższej kaucji oraz przewidzieć możliwość dokonania jej potrącenia jako kary umownej w razie wcześniejszego zerwania umowy.
Za problematyczną grupę najemców uważani są również palacze. W umowie warto zatem wprowadzić zakaz palenia w mieszkaniu i uregulować skazać skutki jego nieprzestrzegania. Sankcją może być chociażby możliwość potrącenia z kaucji należności jaka okaże się niezbędna do odświeżenia lokalu mieszkalnego.
Umowa najmu mieszkania
Podstawowym dokumentem określającym prawa i obowiązki stron najmu jest umowa. Może być ona zawarta w dowolnej formie, a więc zarówno na piśmie i w sposób dorozumiany poprzez przekazanie najemcy kluczy do lokalu. Forma pisemna jest obligatoryjna jedynie w sytuacji gdy najem ma trwać dłużej niż rok. Skutkiem niezachowania formy pisemnej nie będzie wprawdzie uznanie umowy za nieważną, ale uznanie jej za zawartą na czas nieokreślony. Nawet w przypadku umów zawieranych na okres nie dłuższy niż rok, dla dla pewności i jasności obustronnych zobowiązań, mimo braku prawnego przymusu najlepiej jest zawrzeć umowę na piśmie.
Umowa najmu mieszkania – podstawowe elementy
Umowa najmu powinna zawierać przede wszystkim elementy konieczne czyli tzw. essentialia negotii. Może ona także zawierać postanowienia dodatkowe.
Elementami koniecznymi są: określenie stron, przedmiotu najmu i stawki czynszu.
W przypadku najmu lokali mieszkalnych swoboda kontraktowa stron została ograniczona ustawą o ochronie lokatorów. Nie można zupełnie dowolnie określić chociażby przypadków oraz trybu jej wcześniejszego wypowiedzenia przez wynajmującego, nawet w razie niewywiązywania się z umowy przez najemcę. Nie można także dowolnie określać postanowień dotyczących wysokości kaucji i wypowiedzenia wysokości czynszu. Kwestie te mogą zostać uregulowane wyłącznie na zasadach lub w granicach przewidzianych w ustawie.
Najem okazjonalny
Sposobem na złagodzenie ochrony najemców jest zawarcie umowy najmu okazjonalnego. Zawiera ona postanowienia mniej korzystne dla najemców, niemniej ochrona taka także nie jest w każdym aspekcie wyłączona. Tak jak w przypadku zwykłego najmu ustawodawca nie dopuszcza chociażby możliwości jej swobodnego wypowiedzenia. Tym co w istotnym stopniu odróżnia najem okazjonalny jest natomiast uproszczony sposób eksmisji nierzetelnego najemcy w razie zakończenia najmu.
Umowa najmu okazjonalnego powinna zawierać trzy istotne elementy:
- oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji oraz zobowiązanie do opróżnienia i wydania lokalu,
- oświadczenie najemcy o wskazaniu innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać po ustaniu najmu.
- oświadczenie właściciela innego lokalu, w którym wyraża on zgodę na zamieszkanie w nim najemcy, w razie gdyby doszło do eksmisji.
Co bardzo istotne, warunkiem wejście w życie umowy najmu okazjonalnego jest zgłoszenie faktu jej zawarcia przez właściciela do urzędu skarbowego. Powinno to nastąpić w terminie 14 dni.
Umowa najmu okazjonalnego może zostać zawarta tylko na czas oznaczony i nie dłużej niż na okres 10 lat. Powinna być obligatoryjnie zawarta na piśmie. Formę aktu notarialnego musi mieć oświadczenie najemcy o podaniu się egzekucji. Może ono oczywiście zostać zawarte w samej umowie, w takim przypadku cała umowa będzie miała formę aktu notarialnego, może także stanowić jej załącznik.
Wymóg wskazania innego lokalu nie dotyczą obywateli Ukrainy, którzy znaleźli się na terytorium Polski w związku z działaniami wojennymi, ani osób posiadających Kartę Polaka.
Najem instytucjonalny
Podobną instytucją do najmu okazjonalnego jest najem instytucjonalny. Podstawowa różnica sprowadza się do tego, że wynajmującym jest przedsiębiorca zajmujący się zawodowo wynajmem mieszkań. Ponadto, w przypadku najmu instytucjonalnego wystarczające jest jedynie złożenie przez najemca oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Nie ma zatem wymogu wskazywania lokalu, do którego lokator może się udać po ustaniu najmu. Nie trzeba także przedstawiać oświadczenia właściciela, że wyraża zgodę na zamieszkanie w nim przez najemcę. Umowa najmu instytucjonalnego, tak samo jak okazjonalnego, powinna zostać zawarta na czas oznaczony.
Koszt najmu okazjonalnego i instytucjonalnego
Do zawarcia umowy najmu okazjonalnego i instytucjonalnego niezbędne jest złożenie przez najemcę przed notariuszem oświadczenia o poddaniu się egzekucji. Wysokość taksy notarialnej odpowiada 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę, Kwota ta jest powiększona o stawkę podatku VAT (23%). Dodatkowo należy ponieść koszty sporządzenia wypisów. Łączny koszt czynności notarialnej powinien zatem kształtować się w okolicach ok. 450 zł.
Przepisy nie normują tego kto ponosić taki wydatek. Zwyczajowo przyjmuje się, że ponosi go wynajmujący, ponieważ zabezpiecza on jego interes.
Szczególna ochrona najemców wynikająca z ustawy covidowej
Ochrona najemców została rozszerzona przepisami specustawy covidowej. W okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego i stanu epidemii zawieszona została możliwość przeprowadzenia eksmisji z lokali mieszkalnych. Dotyczy to każdego rodzaju najmu, także okazjonalnego i instytucjonalnego.
Wypowiedzenie umowy najmu na czas określony
Umowa najmu na czas określony nie może być wypowiedziana przed upływem okresu na jaki została zawarta. Strony mogą natomiast przewidzieć pewne nadzwyczajne sytuacje, w których będzie to możliwe.
Swobodnie można określić przyczyny wcześniejszego wypowiedzenia umowy przez najemcę. Najczęściej wskazuje się jako taką przyczynę utratę źródła stałego dochodu.
Inaczej przedstawiają się możliwość wcześniejszego wypowiedzenia umowy przez wynajmującego. W przypadku najmu zwykłego może to nastąpić wyłącznie na zasadach określonych enumeratywnie w ustawie o ochronie lokatorów.
W przypadku umowy najmu okazjonalnego dopuszczalność wskazywania innych przyczyn wypowiedzenia niż wskazane w ustawie jest przedmiotem dyskusji miedzy prawnikami. Pojawiają się głosy, że oprócz przesłanek ustawowych strony mogą wprowadzić do umowy dodatkowe postanowienia. Pojawiają się także głosy przeciwne, że najem okazjonalny można wypowiedzieć tylko na zasadach określonych w ustawie. Wprowadzenie dodatkowych przesłanek wypowiedzenia spowoduje zaś, że będą one nieważne.
Jeżeli strony nie wprowadzą do umowy żadnych postanowień, które umożliwiałyby jej wypowiedzenie przez najemcę, to i tak będzie on miał taką możliwość w razie zaistnienia przesłanek przewidzianych w art. 664 Kodeksu cywilnego. Dotyczy to sytuacji gdy ujawnią się wady, które uniemożliwiają korzystanie z mieszkania w sposób zgodny z jego przeznaczeniem, a właściciel ich nie usunie. Możliwość wypowiedzenia umowy najmu przez najemcę wynika także z art. 682 K.c., które mówi ujawnieniu się wad zagrażających jego życiu lub zdrowiu.
Wypowiedzenie umowy najmu na czas nieokreślony
Możliwość rozwiązania umowy na czas nieokreślony przysługuje zarówno najemcy, jak i wynajmującemu.Dokonuje się go na piśmie. Prawidłowo sporządzone wypowiedzenie wskazuje podstawę i termin rozwiązania umowy.
Chociaż obie strony umowy czas nieokreślony mogą ją wypowiedzieć to także tu istnieje brak równowagi w uprawnieniach lokatora i wynajmującego. Ten pierwszy może wypowiedzieć umowę bez podawania żadnej przyczyny, natomiast ten drugi tylko na zasadach określonych w art. 11 ustawy o ochronie lokatorów.
Kaucja przy wynajmie mieszkania
Elementem nieodłącznie związanym z wynajmem mieszkania jest kaucja. Pełni ona funkcję gwarancyjną, tzn. zabezpiecza roszczenia wynajmującego na wypadek zniszczeń w mieszkaniu czy niezapłacenia przez najemcę wszystkich zobowiązań.
W przypadku zwykłego najmu kaucja nie może przekroczyć 12-krotności miesięcznego czynszu. Z kolei w przypadku najmu okazjonalnego i instytucjonalnego nie może przekroczyć 6-krotności miesięcznego czynszu. Przepisy regulujące wysokość kaucji stanowią jedyny przypadek, kiedy to najem okazjonalny oraz instytucjonalny są mniej korzystne dla wynajmującego.
Z praktyki naszego biura nieruchomości w Warszawie wynika, że wysokość kaucji określana jest najczęściej jako równowartość jednomiesięcznego czynszu. Wyższe stawki stosuje się w przypadku potencjalnie problematycznych grup najemców, np. rodzin z małymi dziećmi, osób ze zwierzętami, studentów i palaczy.
Kaucję określa się w odniesieniu do stawki czynszu z dnia zawarcia umowy. Po zakończeniu umowy zwraca się ją z uwzględnieniem waloryzacji.
Ubezpieczenie mieszkania na wynajem
Ważną kwestią jest ubezpieczenie mieszkania na wynajem. Można tutaj odróżnić dwie sytuacje: ubezpieczenie mieszkania przez wynajmującego oraz przez najemcę.
W interesie wynajmującego jest posiadanie ubezpieczenia, które zabezpieczy go przede wszystkim od roszczeń z tytułu szkód wyrządzonych przez najemcę. Roszczenia za szkody wyrządzonej przez najemcę osobom trzecim będą w pierwszej kolejności kierowane do wynajmującego. Warto także zadbać o ubezpieczenie mienia ruchomego, jakie znajdujące się w mieszkaniu.
Korzystnym dla obu stron rozwiązaniem będzie niewątpliwie posiadanie ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej przez najemcę. Taka polisa może mieć znaczenie zwłaszcza w przypadku wysokiego standardu mieszkania. Jeżeli bowiem wlaściciel zainwestował w jego wykończenie ponadprzeciętne środki to sama kaucja może nie wystarczyć do pokrycia szkody.
Protokół zdawczo-odbiorczy
Po zawarciu umowy najmu następuje wydanie mieszkania. Odbywa się ono na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego. Powinien on zawierać wskazanie liczników oraz szereg dodatkowych informacji, takich jak spis przekazywanego najemcy wyposażania, ilość kompletów kluczy, kart wejściowych, czy pilotów do bramy garażowej. Załącznikiem do protokołu zdawczo-odbiorczego powinna być dokumentacja zdjęciowa, która obrazuje stan przekazywanego lokalu. W przypadku naszej warszawskie agencji nieruchomości wykonywanie takiej dokumentacji jest standardem.
Protokół zdawczo-odbiorczy powinien zostać sporządzany w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (po jednym dla wynajmującego i najemcy). Analogiczny protokół powinien zostać sporządzany także przy zwrocie lokalu mieszkalnego przez najemcę.
Różnice w stanie mieszkania mogą stanowić podstawę do potrącenia przez właściciela części lub całości kaucji.
