Sporządzając umowę najmu warto zadbać o właściwe uregulowanie kwestii rozliczania opłat eksploatacyjnych. Co należy rozumieć pod tym pojęciem, jakie mogą być modele ich uiszczania oraz jakie skutki wynikają dla właściciela mieszkania na gruncie przepisów prawa podatkowego w zależności od przyjętego sposobu rozliczeń? O tym w naszym dzisiejszym wpisie blogowym.
Opłaty eksploatacyjne – co to jest?
Posiadanie mieszkania wiąże się z obowiązkiem ponoszenia wydatków na jego utrzymanie. Można je podzielić na dwie kategorie: koszty związane z utrzymaniem lokalu oraz związane z jego użytkowaniem. Takie rozróżnienie ma źródło w ustawie o ochronie praw lokatorów, która posługuje się pojęciami kosztów utrzymania lokalu oraz opłat niezależnych od właściciela.
Pierwsze mają charakter stały. Określa się je proporcjonalnie, biorąc pod uwagę powierzchnię mieszkania do powierzchni budynku. Składają się na nie wydatki na zarządzanie nieruchomością wspólną, konserwację, remonty, utrzymanie właściwego stanu technicznego nieruchomości, pomieszczeń wspólnego użytkowania, wind, anten zbiorczych, domofonów oraz zieleni, a także na ubezpieczenie nieruchomości wspólnej.
Drugie mają charakter zmienny. Określa się je pojęciem opłat niezależnych od właściciela. Stanowią je wydatki ponoszone na dostarczanie do mieszkania energii elektrycznej, gazu, wody oraz za odbiór ścieków, odpadów i nieczystości płynnych. W praktyce rozlicza się je w taki sposób, że właściciel opłaca na rachunek wspólnoty mieszkaniowej zaliczki za media. Wyjątkiem są opłaty ponoszone z tytułu dostarczania energii elektrycznej i gazu. Są one ponoszone we własnym zakresie przez właściciela mieszkania.
W umowach najmu koszty utrzymania mieszkania i zużycia mediów, które są uiszczane na rachunek wspólnoty mieszkaniowej, określane są pojęciem opłat eksploatacyjnych. Rozróżnia się trzy modele ich rozliczania.
Model 1. Lokator uiszcza opłaty eksploatacyjne bezpośrednio
Pierwszy sposób rozliczania opłat eksploatacyjnych polega na tym, że są one uiszczane przez lokatora bezpośrednio na rachunki wierzycieli. Zaletą takiego rozwiązania jest uwolnienie właściciela od konieczności regulowania płatności. Będzie on musiał jedynie powiadamiać lokatora o okresowych rozliczeniach i podwyżkach. Wadą jest brak kontroli nad tym, czy najemca na bieżąco reguluje płatności. Sposobem na zapobieżenie takiej sytuacji jest monitorowanie rozliczeń ze wspólnotą mieszkaniową przy użyciu dedykowanych portali internetowych, takich jak np. E-kartoteka. Tyle tylko, że równie dobrze właściciel może otworzyć w banku stale zlecenie przelewu. Taki model nie do końca zatem spełnia swoje zadanie.
Model 2. Lokator rozlicza opłaty eksploatacyjne za pośrednictwem wynajmującego
Drugi model polega na tym, że lokator uiszczał równowartość należności z tytułu opłat eksploatacyjnych na konto właściciela. Właściciel następnie przekazuje otrzymane środki na rachunek wspólnoty mieszkaniowej. W przypadku płatności za energię elektryczną i gaz, gdzie nie można z góry określić wysokości należności, właściciel sam opłaca otrzymane od dostawców tych mediów faktury. Następnie zaś przesyła je lokatorowi, który zwraca mu uiszczone należności. Taki sposób rozliczenia opłat ekspoloatacyjnych jest korzystniejszy dla właściciela, ponieważ umożliwia sprawowanie kontroli rozliczeń ze wspólnota mieszkaniową.
Model 3. Lokator rozlicza opłaty eksploatacyjne za pośrednictwem wynajmującego oraz zawiera bezpośrednie umowy z dostawcami energii elektrycznej i gazu
W umowie najmu można zastosować mieszany model rozliczeń. Polega on na tym, że lokator przekazuje na konto właściciela czynsz i opłaty eksploatacyjne. Należności z tytułu energii elektrycznej i gazu reguluje natomiast samodzielnie na podstawie podpisanych przez siebie umów z dostawcami mediów. Taki sposób uiszczania płatności jest zdecydowanie najkorzystniejszy dla właściciela.
Wybór modelu rozliczania opłat eksploatacyjnych a podstawa opodatkowania
Każdy z przedstawionych powyżej modeli jest neutralny z punktu widzenia ustalania wysokości podatku dochodowego. Podstawę opodatkowania stanowi bowiem przychód. W umowach najmu należy zatem wyraźnie rozdzielić opłaty eksploatacyjne od czynszu. Tak właśnie robi nasze warszawskie biuro nieruchomości Cosmopolitan. Brak takiego rozdzielenia spowodowałby, że opłaty eksploatacyjne zostałyby zaliczone do podstawy opodatkowania.
